L'essentiel
- Qualités attendues (Onisep) : organisation, méthode, discrétion, courtoisie, autonomie, aisance à l'écrit et à l'oral.
- Diplômes cités : bac pro AGORA, bac STMG, BTS support à l'action managériale, BTS gestion de la PME.
- Prouvez par l'exemple : deux ou trois réalisations concrètes valent mieux qu'une liste de qualités ou de logiciels.
- Zéro faute : pour un métier de l'écrit, la lettre elle-même est un test.
Lettre de motivation d'assistant administratif : les compétences attendues
L'assistant administratif, souvent appelé secrétaire, fait circuler l'information dans un service ou une entreprise : accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement, saisie, gestion d'agendas, préparation de réunions et de déplacements. Dans une petite entreprise, le poste peut s'étendre à la facturation, aux relances, aux commandes ou à la préparation des plannings du personnel (Onisep).
Les qualités citées par l'Onisep sont l'organisation, la méthode, la discrétion, la courtoisie et l'autonomie, avec une expression écrite et orale aisée, la maîtrise des logiciels de bureautique et la capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer les urgences. Dans une grande entreprise ou une entreprise qui travaille à l'export, l'anglais est aussi attendu. Votre lettre est la première preuve de ces compétences : elle doit être claire, structurée et sans faute. La méthode générale est détaillée dans notre guide de la lettre de motivation.
Diplômes et parcours
L'Onisep situe le niveau d'accès au métier de secrétaire au bac et cite notamment :
- le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGORA) et le bac STMG ;
- le BTS support à l'action managériale (SAM) et le BTS gestion de la PME ;
- des BUT et licences professionnelles en gestion et administration des entreprises.
Selon l'Onisep, le niveau de qualification des secrétaires a nettement progressé et les premières années passent parfois par l'intérim. Faute d'expérience, des stages significatifs ou une formation en alternance sont un atout au moment du recrutement.
Structurer la lettre : vous, moi, nous
- Vous : la taille et l'activité de l'entreprise, le service concerné, les missions décrites dans l'annonce (accueil, agendas, facturation, ressources humaines).
- Moi : deux ou trois missions déjà assurées, chacune avec un exemple : un classement réorganisé, un tableau de suivi créé, un standard téléphonique tenu seul.
- Nous : ce que vous apporterez au service (fiabilité, réactivité, discrétion) et votre façon de travailler avec les personnes que vous assisterez.
Ce qu'il faut mettre en avant
- Vos outils : traitement de texte, tableur, messagerie et agendas partagés, logiciel de gestion ou de facturation, avec votre niveau réel et ce que vous en faites.
- Votre organisation : gestion de plusieurs agendas, préparation de réunions, suivi des échéances.
- Vos qualités rédactionnelles : comptes rendus, courriers, courriels. La lettre elle-même en est la démonstration.
- La confidentialité : dossiers du personnel, données des clients, informations de la direction.
- Les langues, si l'annonce les demande, avec votre niveau.
Les erreurs à éviter
- Une faute d'orthographe : pour un métier de l'écrit, elle pèse lourd.
- Une liste de logiciels sans indication de ce que vous en faites.
- Des qualités génériques (« organisé », « polyvalent ») sans exemple.
- Une mise en page négligée : alignements, police, objet, coordonnées du destinataire.
- Recopier votre CV au lieu d'expliquer pourquoi ce poste et cette entreprise vous intéressent.
Modèle de lettre de motivation d'assistant administratif
Modèle pour un candidat expérimenté. Remplacez les passages entre crochets.
[Prénom Nom]
[Adresse]
[Téléphone] – [Adresse électronique][Nom de l'entreprise]
À l'attention de [nom ou fonction du destinataire]
[Adresse][Ville], le [date]
Objet : candidature au poste d'assistant(e) administratif(ve) – référence [référence de l'offre]
Madame, Monsieur,
Votre offre publiée le [date] pour un poste d'assistant(e) administratif(ve) au sein de [service] a retenu toute mon attention : elle correspond aux missions que j'exerce depuis [nombre] ans.
[Nom de l'entreprise] [élément concret : activité, développement, nombre de sites, clientèle]. Le poste demande [deux ou trois exigences de l'annonce : gestion des agendas, accueil, suivi de la facturation].
Chez [employeur actuel ou précédent], j'assure [missions principales] pour [nombre] personnes. J'ai notamment [réalisation : mis en place un tableau de suivi des contrats, réorganisé l'archivage numérique, réduit les retards de facturation]. J'utilise au quotidien [logiciels] et je rédige [types de documents].
Organisé(e) et discret(ète), je saurai décharger votre équipe des tâches administratives et assurer le suivi des dossiers dans les délais. Je suis à votre disposition pour un entretien.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
Variante pour un premier emploi
Remplacez le paragraphe consacré à l'expérience par celui-ci :
Titulaire [du bac pro AGORA / du BTS SAM] obtenu en [année], j'ai effectué [stages ou alternance] chez [type de structure], où j'ai [missions : accueil téléphonique, mise à jour d'une base de données, préparation de courriers et de devis]. [Exemple précis : un classement réorganisé, un outil de suivi créé.] Je souhaite aujourd'hui mettre ces acquis au service de votre équipe et continuer à progresser en [compétence visée].
Vérifiez que votre CV reprend les mêmes réalisations, puis préparez votre entretien d'embauche : un test de bureautique ou de rédaction est possible, à condition que vous en soyez informé à l'avance.
Questions fréquentes
Quel diplôme faut-il pour être assistant administratif ?
L'Onisep situe l'accès au métier de secrétaire au niveau bac et cite le bac pro AGORA, le bac STMG, le BTS support à l'action managériale et le BTS gestion de la PME, ainsi que des BUT et licences professionnelles en gestion. Les exigences varient selon le poste : lisez l'annonce et mettez votre diplôme en avant dès le premier paragraphe s'il correspond.
Comment rédiger sa lettre sans expérience professionnelle ?
Appuyez-vous sur vos stages, votre alternance, un job d'accueil ou des responsabilités associatives (secrétariat, trésorerie, organisation d'événements). Pour chacun, décrivez une mission précise et son résultat. Montrez aussi que vous maîtrisez les outils demandés. Selon l'Onisep, des stages significatifs ou une alternance sont un atout quand l'expérience manque.
Faut-il citer les logiciels que l'on maîtrise ?
Oui, surtout ceux que mentionne l'annonce, en précisant votre niveau réel et ce que vous en faites (tableaux de suivi, publipostage, facturation). N'exagérez pas : le recruteur peut vous faire passer un test. Les méthodes d'évaluation doivent toutefois être pertinentes au regard du poste, et vous devez en être informé avant leur mise en œuvre.
Faut-il indiquer ses prétentions salariales dans la lettre ?
Seulement si l'annonce le demande. Dans ce cas, indiquez une fourchette en brut, mensuel ou annuel selon l'usage de l'annonce, cohérente avec le poste et votre expérience, et vérifiez les minimums de la convention collective applicable. Sinon, laissez ce sujet pour l'entretien, une fois les missions et les conditions de travail précisées.
Sources officielles
Ces informations sont générales et mises à jour à partir des sources officielles. Elles ne remplacent pas l'avis d'un avocat, d'un juriste ou de votre service RH, notamment si votre convention collective prévoit des règles particulières.