Notes de frais en 2026 : frais professionnels remboursés et barèmes Urssaf

Notes de frais : ce que l'employeur doit rembourser

Les frais professionnels sont les dépenses que vous engagez pour les besoins de votre travail et dans l'intérêt de l'entreprise : repas et hôtel lors d'un déplacement, billets de train, kilomètres parcourus avec votre voiture pour voir un client, parking, fournitures achetées pour le compte de l'employeur… L'Urssaf le rappelle : ces dépenses sont des frais que l'employeur est tenu de rembourser. La note de frais est simplement le document qui récapitule ces dépenses et permet leur remboursement.

Tous les salariés sont concernés, quel que soit leur contrat (CDI, CDD, intérim, temps partiel). Les règles internes de l'entreprise (types de dépenses autorisées, plafonds, délai pour transmettre ses notes, outil à utiliser) fixent le cadre pratique : demandez-les avant d'avancer une dépense importante.

Ce qui n'est pas un frais professionnel

• Le déjeuner habituel pris près de votre lieu de travail, lorsque vous n'êtes ni en déplacement ni contraint de manger sur place : il relève éventuellement des titres-restaurant.
• Le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail habituel, qui obéit à des règles propres (voir plus bas).
• Les avantages fournis par l'employeur pour votre usage personnel (voiture de fonction utilisée le week-end, logement…), qui sont des avantages en nature.

La différence compte : les remboursements de frais professionnels ne sont pas du salaire. Ils ne sont soumis ni aux cotisations, ni à la CSG-CRDS, ni à l'impôt sur le revenu, dans les limites fixées par la réglementation. Les avantages en nature, eux, s'ajoutent à la rémunération et sont soumis aux prélèvements.

Remboursement au réel ou allocation forfaitaire : deux méthodes

Les règles d'exonération des frais professionnels sont fixées par un arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels. L'employeur peut vous indemniser de deux façons.

Pour être exonéré, un remboursement au réel doit correspondre à une dépense justifiée, engagée dans l'intérêt de l'entreprise et d'un niveau non exagéré. Une allocation forfaitaire est exonérée sans justificatif de dépense tant qu'elle ne dépasse pas les montants fixés chaque année et que la situation de fait est réelle. Au-delà, l'employeur doit prouver que l'allocation a bien servi à couvrir des frais ; à défaut, l'excédent est traité comme du salaire.

Certaines professions bénéficient en outre d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, appliquée sur la base des cotisations : elle relève de règles particulières et n'est pas traitée ici.

Repas, hôtel, grand déplacement : les barèmes Urssaf 2026

Indemnités de repas

Ces indemnités ne se cumulent pas pour un même repas : seule la plus élevée s'applique. Elles sont revalorisées chaque 1er janvier.

Grand déplacement

Vous êtes en grand déplacement lorsque votre mission vous empêche de rentrer chez vous chaque soir. Les allocations forfaitaires exonérées en métropole diminuent avec la durée de la mission :

Mutation professionnelle

En cas de changement de lieu de travail imposant un déménagement, l'hébergement provisoire et les frais de nourriture supplémentaires peuvent être indemnisés jusqu'à 85,10 € par jour pendant 9 mois au plus. L'indemnité d'installation dans le nouveau logement est exonérée jusqu'à 1 705,70 €, majorés de 142,20 € par enfant à charge dans la limite de trois enfants, soit 2 132,10 € au maximum.

Votre voiture pour le travail : le barème kilométrique 2026

Si vous êtes contraint d'utiliser votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l'employeur peut vous verser des indemnités kilométriques exonérées dans la limite du barème publié chaque année par l'administration fiscale. Il doit pouvoir justifier la réalité des déplacements et le nombre exact de kilomètres. Les frais de parking s'ajoutent aux indemnités kilométriques. Pour un véhicule électrique, le barème est majoré de 20 %.

Le barème 2026 reprend celui de 2025, sans revalorisation (la dernière hausse, de 5,4 %, date de 2023). Pour les voitures thermiques, hybrides ou à hydrogène, d désignant la distance parcourue dans l'année :

Exemple : un salarié qui parcourt 3 000 km professionnels dans l'année avec une voiture thermique de 4 CV peut être indemnisé jusqu'à 3 000 × 0,606 = 1 818 € sans cotisations. Avec une voiture électrique de même puissance, la limite est majorée de 20 %.

Télétravail : l'allocation forfaitaire 2026

Les frais liés au télétravail (quote-part du logement, électricité, connexion internet, matériel) sont des frais professionnels lorsqu'ils sont réels. L'employeur peut les rembourser au réel, sur justificatifs, ou verser une allocation forfaitaire, exonérée dans les limites suivantes :

Ces montants sont des plafonds d'exonération, pas des montants obligatoires : la prise en charge effective est fixée dans l'entreprise (accord, charte de télétravail ou décision de l'employeur).

Trajets domicile-travail : abonnement, prime carburant et forfait mobilités

• Transports en commun : l'employeur doit rembourser 50 % de vos abonnements (métro, bus, train, location de vélo) sur la base du tarif de 2e classe et du trajet le plus court. Cette prise en charge, obligatoire quel que soit l'effectif, concerne aussi les salariés à temps partiel (au prorata en dessous d'un mi-temps) et les stagiaires. Elle est versée chaque mois, au plus tard à la fin du mois suivant l'achat, et figure sur le bulletin de paie. En 2026, si l'employeur va au-delà de 50 %, l'exonération d'impôt s'applique jusqu'à 75 % du coût de l'abonnement.
• Véhicule personnel : la prise en charge des frais de carburant ou de recharge (« prime de transport ») est facultative. Elle est fixée par accord ou par décision de l'employeur et doit bénéficier à tous les salariés dans les mêmes conditions.
• Forfait mobilités durables : facultatif, il concerne les salariés qui viennent travailler à vélo, en covoiturage, en trottinette ou avec d'autres modes alternatifs.

Plafond temporaire jusqu'au 31 décembre 2026. Habituellement, la prime carburant est exonérée jusqu'à 600 € par an, le forfait mobilités durables jusqu'à 600 € (dont 300 € au plus pour le carburant) et le cumul forfait mobilités durables et abonnement jusqu'à 900 €. Deux décrets du 20 octobre 2026 portent à 1 000 € la limite d'exonération pour les sommes versées par l'employeur entre le 1er octobre et le 31 décembre 2026, et assouplissent pendant cette période les conditions d'attribution de la prime carburant.

Rédiger sa note de frais et éviter les refus

Aucun modèle n'est imposé par la loi, mais une note de frais complète évite les allers-retours avec le service comptable. Pour chaque dépense, indiquez :

• la date, le lieu et l'objet professionnel (mission, client, réunion) ;
• la nature de la dépense (repas, hôtel, train, péage, parking, fournitures) ;
• le montant hors taxes, la TVA et le montant toutes taxes comprises ;
• pour les kilomètres : le trajet, la distance et la puissance fiscale du véhicule.

Joignez les justificatifs (factures, tickets de caisse, billets) selon la procédure prévue par l'entreprise, et gardez une copie. Transmettez vos notes rapidement : un délai interne de dépôt peut être fixé. Les remboursements de frais ne modifient ni votre salaire brut ni votre net imposable. Pour estimer le net correspondant à votre seul salaire, utilisez notre simulateur de salaire brut en net.

Si l'employeur refuse de rembourser une dépense réellement engagée pour votre travail, demandez une explication écrite, puis rapprochez-vous des représentants du personnel ou de l'inspection du travail.

Et sur votre déclaration de revenus ?

Par défaut, l'administration fiscale applique une déduction forfaitaire de 10 % sur vos salaires pour couvrir vos frais professionnels courants. Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous devez ajouter à votre revenu imposable les indemnités et remboursements de frais versés par votre employeur.

Ces informations sont générales et mises à jour à partir des sources officielles. Elles ne remplacent pas l'avis d'un avocat, d'un juriste ou de votre service RH, notamment si votre convention collective prévoit des règles particulières.