Les Notes de frais

Comment en bénéficier ? Comment ca fonctionne ? Quels avantages ? Quels indemnisations possibles ? On vous dit tout !

Il vous est peut-être déjà arrivé dans le cadre de votre activité professionnelle de devoir avancer de l’argent pour pouvoir réaliser vos missions professionnelles de façon optimale. Ces dépenses, qui peuvent être aussi variées que le montant auquel elles s’élèvent parfois, peuvent aussi bien porter sur des achats matériels (qui n’a jamais connu le besoin urgent de fournitures de bureau malheureusement manquantes ?) que sur le paiement de prestations spécifiques (un véhicule, qu’il soit de service ou de fonction, roule mieux quand il y a de l’essence dedans, nous sommes d’accord).

Ces dépenses, nul besoin de préciser que vous avez forcément eu l’envie – et le besoin – de vous les faire rembourser. Ça tombe bien, la note de frais est spécialement faite pour cela !

Vous voulez savoir tout savoir sur les notes de frais ? Nous vous expliquons tout de ce pas, et à moindre frais (oui, nous aussi on l’aime bien celle-là !).

Qui peut émettre une note de frais ?

notes de frais entreprise

Les notes de frais sont souvent associés à de la paperasse administrative : ce n’est pas faux, mais il existe des applications pour cela !

A partir du moment où un salarié peut démontrer que la dépense qu’il a engagée est liée à la bonne exécution de son activité professionnelle et que cette dépense est dans l’intérêt de son employeur et de l’entreprise qui l’emploie, n’importe quel salarié de l’entreprise peut émettre une note de frais, quel que soit son statut, et qu’il soit titulaire d’un CDI, d’un CDD ou bien qu’il effectue une mission d’intérim au sein de l’entreprise.

Il semble évident de préciser que, pour ne pas risquer de se retrouver en désaccord avec son employeur une fois l’achat effectué et au moment d’en demander son remboursement, le mieux est d’aborder clairement ce sujet avec lui en amont afin de connaître les règles propres à l’entreprise en matière de remboursement des frais engagés et, le cas échéant, de fixer des limites. En effet, souvenez-vous toujours que vous n’êtes pas la banque de votre employeur… et que votre employeur ne l’est à l’inverse pas non plus vous concernant ! Une note de frais n’est pas non plus un complément de votre salaire brut !

Comment rédiger sa note de frais ?

S’il n’est pas mentionné dans la législation de données spécifiques à indiquer sur une note de frais permettant de confirmer sa validité, il est d’usage de reporter sur ce document un maximum d’informations.

Le but de cet usage pouvant, à première vue sembler chronophage ? Démontrer qu’il ne s’agit pas d’une rémunération déguisée du salarié, mais bien d’un remboursement de frais engagés dans le cadre de son activité. En effet, l’URSSAF peut, à tout moment, procéder à un contrôle de ces documents comptables et doit alors pouvoir constater que le document et les justificatifs associés prouvent sa véracité et sa légitimité.

Généralement, la note de frais est représentée par un tableau reprenant l’ensemble des informations relatives à la dépense effectuée. On y trouve une ligne par dépense effectuée, afin de bien dissocier chaque dépense effectuée.

Ce tableau, reporté sur un document qui peut être sous format papier ou en version dématérialisée – digitalisation, quand tu nous tiens ! – à travers l’utilisation d’un outil spécifique et propre à l’entreprise, peut reprendre les informations suivantes (liste non exhaustive, vous l’aurez compris) :

Date de la dépenseNom du fournisseurDescription détaillée de la dépenseType de dépense (généralement, on trouve une colonne distincte pour chaque type de dépense, cela peut être de la restauration (dans le cadre d’une mission professionnelle, ou de l’invitation d’un client, par exemple), de l’hébergement, du carburant, des frais de stationnement, des trajets en taxi ou en VTC, des frais d’affranchissement de courrier, l’achat de fournitures de bureau ou de tout autre matériel, etc…)Montant de la dépense Hors Taxes (HT)Taux de TVAMontant de la TVAMontant de la dépense Toutes Charges Comprises (TTC)

Vous devez impérativement joindre à ce tableau les originaux des justificatifs associés à ces dépenses (factures, tickets de caisse…). Impossible de procéder au remboursement sans ces justificatifs alors il va vous falloir être précautionneux pour veiller à ne pas perdre ces précieux petits papiers !

Ce document, signé par le salarié souhaitant bénéficier du remboursement, doit ensuite être présenté à l’employeur accompagné de tous les justificatifs associés. Ce dernier pourra, selon les procédures en place dans l’entreprise, choisir de les soumettre à la validation d’une ou plusieurs personnes internes à la société avant d’émettre le remboursement correspondant, ne soyez pas étonnés.

Remboursement de notes de frais, comment ça marche ?

Le remboursement des frais peut intervenir de deux façons différentes. En effet, les frais peuvent être remboursés « au réel », mais également être traités sous forme d’une indemnisation forfaitaire. Dans ce dernier cas, il est nécessaire qu’une clause spécifique soit inscrite dans votre contrat de travail, précisant les contours de cette indemnisation, son montant, son mode de versement, etc…

Sachez en outre que les remboursements de frais professionnels ne sont pas, contrairement aux avantages en nature, soumis à cotisations sociales.

Le remboursement au réel des notes de frais

Dans le cas d’un remboursement « au réel » des frais engagés, il est impératif de remplir une note de frais dans laquelle vous aurez reporté le détail de votre dépense tel que nous vous l’avons indiqué plus haut et de soumettre cette note de frais à votre employeur pour validation et génération du paiement correspondant sur votre compte par le service comptabilité, qu’il s’agisse d’un règlement par chèque ou par virement.

L’indemnisation forfaitaire des notes de frais

Cette méthode, pouvant être choisie par l’entreprise qui vous emploie afin de ne pas avoir à gérer vos notes de frais, vous permettra de percevoir une allocation relative à l’ensemble de vos frais professionnels, qu’il s’agisse par exemple de vos dépenses liées à vos déplacements professionnels, votre hébergement, etc…

Cette allocation vous étant versée de façon forfaitaire et globale et sans que vous n’ayez besoin de présenter de justificatifs des frais engagés par vos soins, il vous appartiendra de ce fait de prendre en charge directement l’ensemble de vos dépenses liées à votre activité professionnelle.

Notes de frais : les délais à respecter

Notes de frais remboursement

Définissez bien les règles avec votre employeur pour les délais de remboursement : vous n’êtes pas une banque !

Lorsque vous engagez des frais, surtout lorsqu’il s’agit d’une dépense dans le cadre de votre activité professionnelle, vous n’avez pas forcément envie que leur remboursement prenne des lustres. Et cela semble tout simplement légitime. Il est donc normal que votre employeur procède sans tarder au traitement de votre note de frais et qu’il émette le règlement correspondant dans les jours suivants sa présentation aux services comptables, en charge de ce sujet.

Mais, dans le sens inverse, sachez que vous êtes également priés d’établir et de présenter vos notes de frais à votre employeur sans tarder, et ce même s’il vous pousse des boutons à la simple idée de devoir passer un certain temps à lister de façon matérialisée ou dématérialisée l’ensemble des frais engagés par vos soins pour le compte de l’entreprise. Eh oui, vous n’allez pas nous la faire hein, on sait très bien combien cela a tendance à crisper les salariés de devoir se plier à ce process pouvant semblant désuet, et pourtant tellement essentiel !

Et méfiez-vous, car la jurisprudence permet d’ailleurs à ce dernier d’imposer s’il le souhaite un délai que vous devrez respecter pour présenter vos notes de frais et les justificatifs associés. (Bon, pas la peine de prendre un avocat en droit du travail et aller au prud’hommes pour cela quand même !).

Renseignez-vous donc bien en interne pour connaître les règles et usages en la matière dans l’entreprise !

Vous voilà maintenant clairement informés de vos droits et de vos devoirs en matière de frais professionnels ! Non, non, ne nous remerciez pas, après tout, nous sommes là pour ça !

Simulez votre allocation chômage


Calculez

La durée de versement du chômage

Il y a deux cas de figure concernant le versement de l’ARE

Versement des allocations chômage de façon mensuelle

Un versement de l’allocation chômage jusqu’à 2 ans pour les salariés de moins de 53 ans.

Les salariés de moins de 53 ans se voient versée l’ARE pour une durée dépendant de leur durée d’affiliation au cours des 28 derniers mois :

aucune indemnisation en cas de durée d’affiliation inférieure à 4 mois,durée d’indemnisation égale à celle de l’emploi entre 4 mois et 2 ans,durée maximale d’indemnisation de 730 jours (2 ans) pour une durée d’emploi supérieure à 2 ans.

Un versement de l’allocation chômage jusqu’à 3 ans pour les salariés de plus de 53 ans.

Les salariés de plus de 53 ans se voient versée l’ARE pour une durée dépendant de leur durée d’affiliation au cours des 36 derniers mois :

aucune indemnisation en cas de durée d’affiliation inférieure à 4 mois,durée d’indemnisation égale à celle de l’emploi entre 4 mois et 3 ans,durée maximale d’indemnisation de 913 jours, prorogée à 1.095 jours (3 ans) pour les plus de 55 ans, pour une durée d’emploi supérieure à 3 ans.

Versement des allocations chômage sous forme de capital

Pole emploi (Assedic) permet la possibilité de vous verser la moitié de vos allocations en deux fois sous forme de capital à l’entreprise.

50% à la création de votre entreprise50% 6 mois après

Ce principe est très intéressant si vous avez besoin de trésorerie pour débuter votre activité (achat de matériel, location des locaux, etc.).

Si vous avez une activité de conseils, privilégiez le versement mensuel , vous toucherez 2 fois plus d’allocations !