Gérer une équipe à distance est l’un des défis les plus importants que l’entreprise a relevé en ces temps compliqués et sans doute à l’avenir. Que vous ayez une petite ou une grande équipe, vous aurez toujours un rôle à jouer dans la coordination et la communication. Comment rester connectés pour créer une cohésion ou un sentiment d’appartenance ? Comment gérer une équipe à distance ?
Nous sommes partis à la découverte d’une start-up en 100 % télétravail qui a réussi ce pari fou. Découvrons les rituels de télétravail qu’elle a mis en place !
L’importance des rituels de télétravail
Pour que ça marche, il est nécessaire de définir des règles du jeu que le manager et le salarié en télétravail pourront s’approprier, et d’instaurer un climat de confiance pour éviter les abus de surveillance… Cela fait partie d’une stratégie de télétravail qui vous aidera à mieux gérer votre équipe à distance. Pensez également à prendre en considération les aspects humains et organisationnels.
Les rituels de télétravail permettent de mettre de l’ordre dans les enjeux de l’entreprise tout en tenant compte des facteurs humains. Ils vous aident, en tant que manager, à vous concentrer sur ce qui est important et à résoudre les problèmes qui pourraient éventuellement survenir. Ils vous permettent également de vous sentir plus en paix avec votre travail et de gérer la pression au quotidien.
Les rituels pour gérer son équipe à distance
Découvrez les quatre rituels de télétravail de Lily facilite la vie.
1. Établir des règles de conduite du télétravail pour éviter les RPS
Le travail à domicile nécessite une organisation pour éviter la surcharge émotionnelle et les risques psychosociaux. En effet, on ne peut pas toujours être disponible. Il faut donc établir une charte de télétravail afin d’aider les employés à prendre conscience de leur responsabilité vis-à-vis du bien-être des autres.
Nous vous recommandons de mettre en place les règles de conduite suivantes :
- Les managers doivent communiquer régulièrement avec leurs équipes pour rester en contact et détecter qui aurait besoin de soutien. Cela permet également aux collaborateurs de garder le lien avec l’entreprise et ses enjeux.
- Il s’agit de fixer un délai de référence pour le maintien du contact avec l’équipe, par exemple, un entretien téléphonique hebdomadaire, un e-mail par semaine… L’enjeu est de préserver la santé mentale des troupes et d’assurer un équilibre entre vie pro et vie perso. Pour que ça fonctionne, le télétravail doit être fondé sur des objectifs SMART. Surtout pas d’étroite surveillance de la part du manager !
2. Organiser une réunion de télétravail hebdomadaire avec toute l’équipe
Une réunion de télétravail est une réunion informelle qui peut avoir lieu n’importe quand, n’importe où. Organisez des réunions hebdomadaires avec les membres de votre équipe afin de discuter du développement des projets, des difficultés rencontrées et des sujets à suivre.
Établir une liste de sujets à discuter est un bon moyen d’orienter ces réunions hebdomadaires. Cela permet aux membres de l’équipe d’être au courant des problèmes et des sujets à suivre. Cette liste peut inclure tous les sujets importants, comme les problèmes liés aux projets en cours, les modifications de projets ou les changements de personnel.
Au cours de la réunion hebdomadaire, vous pouvez utiliser un bulletin d’information pour faire connaître ce qui a été fait depuis la dernière réunion et ce qui sera fait d’ici à la prochaine réunion. Vous pouvez également utiliser ce bulletin d’information pour mettre en lumière les problèmes rencontrés aussi bien que les succès remportés.
Chez Lily facilite la vie, par exemple, les collaborateurs se retrouvent tous les lundis sur Zoom. La réunion est ritualisée autour des 3 questions suivantes pour rester sur l’essentiel : comment je me sens, quels sont mes enjeux de la semaine et mes sujets de la semaine précédente.
3. Créer des espaces de discussion pour maintenir la cohésion
Les espaces de discussion sont des endroits où les membres de l’équipe peuvent parler de tout ce qui leur vient à l’esprit. Il n’y a pas de limites aux sujets que vous pouvez aborder : vous pouvez parler des problèmes liés aux projets en cours, du déjeuner d’hier ou encore de votre week-end. Le rôle des espaces de discussion est de permettre aux membres de l’équipe de se connaître mieux et de s’ouvrir les uns aux autres.
Dans la communauté Lily, les collaborateurs ont recours à l’outil Discord au quotidien, pas d’email pour éviter la surcharge et maintenir l’authenticité dans leurs interactions. Ils ont également créé un groupe Whatsapp où chacun peut parler de ce qu’il souhaite.
4.Veiller à ce que les membres de votre équipe ne fassent pas trop d’heures supplémentaires
Les heures supplémentaires peuvent être utiles quand vous devez mener à bien un projet dans un délai court, mais elles peuvent également être source de problèmes. Les membres de l’équipe peuvent se sentir fatigués et démotivés. Ils peuvent aussi avoir du mal à dormir ou à gérer des problèmes personnels. C’est pourquoi il est conseillé de limiter les heures supplémentaires à 25 % du temps total qu’ils passent au travail. Limiter les heures supplémentaires à 25 % du temps total passé au travail permet aux membres de l’équipe de se reposer et de prendre soin d’eux.
Il est également important que les membres de votre équipe aient une vie privée et ne travaillent pas 24h/24. Il est conseillé de créer des zones distinctes pour le travail et la vie privée. Vous pouvez, par exemple, mettre une limite d’utilisation des outils digitaux. En télétravail, les problèmes du quotidien ont tendance à prendre un peu plus de place qu’au bureau. Et c’est une attente des salariés : 1 salarié sur 2 aspire à mieux concilier vie pro et vie perso, selon une enquête de la Direction de l’Animation de la recherche, des Études et des Statistiques, datant de 2021.
Nous espérons que cet article vous aidera à aborder plus sereinement le sujet du télétravail.
Une dernière petite chose avant de terminer :
Des solutions existent pour répondre de façon plus personnalisée aux enjeux du télétravail. Lily facilite la vie a pour ambition de réduire l’impact des problèmes personnels sur le fonctionnement des équipes. La start-up aide les salariés à gérer leurs problèmes personnels plus rapidement, à soulager leur charge mentale afin d’eviter le burn out et vous permet de montrer votre engagement. Pour en savoir plus, rendez-vous ici : https://lilyfacilitelavie.info/notre-solution-qvt/
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A propos de l’auteur : Je suis un expert dans les droits des salariés. Consultant juridique au sein d’un grand groupe, j’accompagne les salariés dans leur démarches juridiques avec leur employeur.
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