La vie d’une entreprise est jalonnée de dépenses. Si certaines d’entre elles sont directement gérées par la société, d’autres sont avancées par les salariés qui sont alors en droit de demander un remboursement. Plus il y a de collaborateurs et/ou de frais avancés, moins il est facile de gérer les remboursements en question. Voici quelques pistes à suivre pour vous simplifier la tâche.
Qu’appelle-t-on dépenses professionnelles ?
Par dépenses professionnelles, on entend l’ensemble des frais avancés par un employé dans un cadre purement professionnel. Il s’agit de dépenses relatives à l’exercice de son activité. Ces frais sont de différentes natures : restauration, nuitées en hôtel, frais de déplacement, abonnements logiciels… Dès lors que la nécessité des dépenses pour l’exercice d’une activité professionnelle est avérée, l’entreprise est tenue de rembourser les frais engagés par le salarié.
Quelles sont les options de remboursement des dépenses professionnelles ?
Chaque entreprise est libre de définir les modalités de remboursement des frais avancés par les salariés mais dans les faits, trois options sont admises.
Le remboursement des dépenses réelles exige que chaque salarié présente des pièces justificatives. Ces dernières doivent être datées et porter clairement le montant des frais engagés. Le justificatif peut donc prendre la forme d’une facture, d’un ticket de caisse… Pour être recevable, la pièce doit comporter un minimum d’informations, notamment la date, l’heure et le montant (HT et TTC) de la dépense.
L’employeur peut également choisir le versement d’allocations forfaitaires. Le montant s’ajoute au salaire mensuel et figure donc sur la fiche de paie. A titre d’exemple, un salarié en mobilité professionnelle sur quelques jours percevra des indemnités de déplacement, d’hébergement et de repas.
Le remboursement peut prendre la forme d’une déduction forfaitaire spécifique mais cette troisième option est limitée à certaines professions.
L’importance des notes de frais dans la gestion des dépenses professionnelles
Il est toujours important que les dépenses engagées par les salariés puissent être justifiées. Cela facilite la gestion budgétaire de l’entreprise et garantit la récupération de la TVA par l’entreprise. De plus, les justificatifs facilitent le remboursement des frais avancés. C’est tout l’intérêt des notes de frais. Ces dernières sont établies par les salariés afin de détailler les dépenses engagées dans l’accomplissement de ses activités professionnelles.
De manière générale, les entreprises fournissent un modèle afin que les notes de frais soient établies au même format. Des justificatifs doivent être joints pour que la note de frais soit valide et permette le remboursement des dépenses. Des délais moyens de 30 jours sont constatés mais légalement, l’employeur dispose de 5 ans après réception des justificatifs pour rembourser les dépenses avancées par un salarié.
Les notes de frais sont néanmoins fastidieuses à gérer car il est primordial de vérifier soigneusement chaque dépense en la faisant concorder avec l’emploi du temps du salarié concerné. A titre d’exemple, une demande de remboursement sur des dépenses hôtelières doit concorder avec les dates de mobilité du demandeur.
Est-il possible de simplifier la gestion des remboursements ?
Oui. L’option la plus simple est d’opter pour un système d’automatisation. Au lieu d’accumuler plusieurs notes de frais, les salariés gagnent du temps en utilisant des solutions de paiement comme la carte business Mooncard. Cette dernière est paramétrable de manière individuelle. Autrement dit, la configuration diffère d’un salarié à un autre. L’employeur peut autoriser ou interdire les achats sur internet et les paiements physiques à l’étranger, comme il peut déterminer les jours autorisés pour l’utilisation de la carte.
La carte de paiement permet d’automatiser les notes de frais grâce à un suivi des dépenses en temps réel. Les justificatifs sont alors numérisés et archivés à valeur probante.
L’utilisation d’une carte de paiement est aussi pratique pour les employeurs que pour les salariés. Les collaborateurs gagnent en flexibilité et en autonomie se libèrent des tâches chronophages liées aux notes de frais. Les services comptables et financiers peuvent directement intégrer les écritures comptables générées automatiquement par la solution dans leurs logiciels comptables et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
