Lorsque vous êtes entrepreneur ou que vous voulez le devenir, il faut savoir que la gestion d’une entreprise devient plus délicate au fur et à mesure qu’elle grandit. En effet, la gestion d’une entreprise s’accompagne de quelques responsabilités qui peuvent s’accumuler, et par exemple, vous faire perdre le fil de la gestion des notes de frais si vous ne faites pas attention. Les astuces suivantes pourront vous aider à améliorer la gestion des frais professionnels tout en faisant face à l’évolution de votre entreprise.
Astuce 1 : Revoir la politique de dépense de l’entreprise
La première chose à faire pour améliorer la gestion de note de frais est de définir une politique de dépense solide. Cette politique doit être parfaitement claire avant de la diffuser dans tous les services de la société. Ainsi, tout le monde sera au courant du nouveau fonctionnement. Le dispositif doit par exemple insister sur les montants pris en charge par l’entreprise concernant les remboursements des salariés.
Ces derniers doivent connaître précisément le plafond à respecter. La politique doit aussi expliquer le délai d’envoi des justificatifs pour éviter des problèmes en interne. La mise en place d’un document type à remplir peut faciliter les choses.
Astuce 2 : Pensez aussi à dématérialiser les justificatifs
Cette méthode permet principalement de rembourser plus facilement les notes de frais des salariés. Il faut noter que les pièces justificatives fournies par les salariés peuvent se perdre facilement s’ils ne sont pas stockés correctement. C’est pour éviter ce genre de problème qu’il vous est conseillé de dématérialiser les justificatifs.
À souligner que cette disposition est autorisée au sein des entreprises à partir de 2019. Il faut reconnaître que la dématérialisation permet de stocker plus facilement les justificatifs. Ces documents seront aussi plus faciles à retrouver pendant les contrôles menés par l’URSSAF. Il ne faut pas oublier qu’une note de frais dépourvue de justificatif n’est pas valide.
Astuce 3 : Se servir d’un logiciel spécifique pour assurer la gestion des notes de frais
Un logiciel de note de frais est généralement facile à utiliser tout en vous garantissant un important gain de temps. Toutes les opérations peuvent se faire automatiquement si vous disposez d’un bon logiciel de gestion. Les calculs peuvent par exemple concerner la récupération de la TVA ainsi que le montant concernant les indemnités kilométriques.
Ce type de logiciel est aussi facile à programmer selon le politique de remboursement au sein de votre entreprise. Le programme permet en même temps d’assurer la conformité de toutes les notes de frais. Il ne faut pas non plus oublier l’analyse des dépenses professionnelles qui peuvent impacter beaucoup sur les finances de l’entreprise.
Astuce 4 : Utiliser une carte de notes de frais
L’utilisation d’une carte de paiement note de frais est une méthode de gestion qui a déjà porté ses fruits. Celle-ci permet généralement de réduire le travail sur la gestion des notes. L’usage d’une carte peut être avantageux pour l’administration et la direction, mais aussi pour tous les salariés. Le propriétaire d’une carte va pouvoir éviter les procédures sur les remboursements qui peuvent être très longues dans certains cas.
Toutefois, il ne faut pas délaisser les justificatifs de dépenses même si vous possédez une carte de notes de frais. En effet, il faut bien penser à conserver les justificatifs pour pouvoir justifier les dépenses professionnelles lors de l’exercice comptable.
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A propos de l’auteur : Je suis un expert dans les droits des salariés. Consultant juridique au sein d’un grand groupe, j’accompagne les salariés dans leur démarches juridiques avec leur employeur.
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