Après les salaires, l’immobilier est le deuxième poste de dépenses des entreprises. Selon l’étude Buzzy Ratios de l’IDET, un poste de travail coûte en moyenne 12 000 euros par an. Ainsi, les modes de travail hybrides permettent donc de réaliser des économies majeures. Nos clients ont réalisé 15% d’économies en combinant des capteurs d’occupation et des modes de travail hybrides.
Si les économies immobilières sont prioritaires pour la majorité des organisations, l’investissement dans des espaces de travail de haute qualité est également devenu un enjeu important. Proposer un environnement de travail attractif joue un rôle clé dans l’engagement des collaborateurs, ainsi que dans l’attraction et la rétention des talents.
Comment les entreprises peuvent-elles relever les nouveaux défis et trouver le bon équilibre entre économies et investissement dans l’environnement de travail ? Et comment les capteurs d’occupation peuvent aider à créer un bureau flexible qui réponde à ces attentes ?
La mesure du taux d’occupation devient indispensable à la gestion des espaces de travail
Selon une enquête d’Eurofound, le télétravail continue de se développer. En Europe, le nombre de personnes qui télétravaillent a doublé depuis 2019. Au Danemark, en Suède, en Finlande, au Luxembourg et aux Pays-Bas, plus d’un tiers des travailleurs pratiquent le télétravail. Il est désormais clair que le travail hybride a bouleversé le monde du travail et que les besoins des salariés ont changé.
La transformation vers un modèle de travail hybride a été une source de conflit, de frustration et parfois même de désengagement pour les salariés, et l’est toujours, car toutes les organisations n’ont pas réussi à mettre en œuvre ces modèles de travail dynamiques. Le défi consiste à prévoir l’utilisation de l’espace afin de prendre les bonnes décisions en fonction des attentes des employés. Sans données permettant de mesurer l’occupation réelle des bureaux, il est difficile de mettre en œuvre un modèle de travail hybride. Prendre des décisions en l’absence de données a pour conséquence :
- Une inadéquation entre les besoins immobiliers et les besoins organisationnels ;
- Une baisse de la satisfaction des employés et de l’attractivité de l’environnement de travail ;
- Un décalage entre les nouvelles méthodes de travail et une culture d’entreprise favorable.
Aujourd’hui, la gestion de l’occupation est essentielle pour les organisations qui souhaitent offrir une flexibilité maximale de l’espace dans l’ensemble de leur portefeuille immobilier. C’est là que les capteurs de mesure de l’occupation entrent en jeu : ils permettent aux facility managers et aux responsables de l’environnement de travail de mieux comprendre l’utilisation des bâtiments, des salles de réunion et des espaces de travail.
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Les avantages des capteurs d’occupation sans fil pour l’immobilier
Les capteurs d’occupation mesurent l’utilisation réelle des bureaux et envoient des données en temps réel sur l’occupation des bâtiments aux gestionnaires immobiliers via une plateforme en ligne. Ces données sont affichées sur des tableaux de bord spécialement conçus pour fournir des informations exploitables sur l’utilisation des bâtiments.
Les capteurs d’environnement de travail aident les gestionnaires d’immeubles et les responsables de l’environnement de travail à :
- Mesurer, analyser et comparer l’occupation réelle des espaces de travail ;
- Trouver et communiquer les espaces disponibles en temps réel ;
- Améliorer l’expérience de l’environnement de travail en répondant aux besoins des employés ;Analyser l’utilisation du portefeuille et des services (par exemple, les cantines, les étages).
L’utilisation de technologies de capteurs sans fil permet une installation rapide et facile, même lorsque les espaces sont occupés, sans interrompre les activités en cours. Le temps et le coût de déploiement des capteurs sans fil sont inférieurs à ceux des capteurs câblés. De plus, les capteurs sans fil peuvent facilement être déplacés vers d’autres lieux ou bâtiments si nécessaire.
Vous souhaitez en savoir plus sur les capteurs sur le lieu de travail et sur la manière dont vous pouvez les connecter à une plateforme IoT répondant aux exigences de votre organisation ?
Les capteurs de mesure de l’occupation vont permettre de mieux comprendre comment sont utilisés les surfaces des immeubles. En particulier, les surfaces des espaces de travail et les salles de réunion. Cela peut être précieux comme information pour l’aménagement d’actuels ou de futurs bâtiments.
Fiabilité des données
Contrairement aux données déclaratives, les capteurs d’occupation fournissent des données fiables sur l’utilisation des différents espaces. Un employé peut avoir réservé un poste de travail pour une demi-journée et une salle de réunion pour la même période. Le temps réel d’utilisation du poste de travail est donc minime sans capteur.
Une solution non intrusive pour les employés
Les employés sont déjà confrontés à de nombreuses contraintes dans leur travail quotidien : badges, systèmes de contrôle d’accès, scans, validation de présence, etc. L’essentiel est de simplifier au maximum les procédures. Il faut simplifier au maximum les procédures et opter pour une solution non intrusive et rapide à installer.
Tenir compte des pics d’occupation occasionnels
Certains jours seront plus intenses et plus denses en termes d’occupation. Les employés peuvent mettre du temps à trouver un endroit où travailler, alors que cela pourrait être évité. Grâce aux capteurs, il sera alors possible de connaître en temps réel l’occupation des postes de travail et des salles de réunion.
Connaître l’utilisation réelle des salles de réunion
De nos jours, les employés reviennent au bureau pour se retrouver et voir leurs collègues. Les salles de réunion deviennent donc une priorité. Si les salles de réunion sont surchargées, cela peut devenir un problème. Une meilleure compréhension de leur utilisation permettra de déterminer si les différents espaces répondent aux attentes des employés.
Une offre qui répond aux enjeux actuels des entreprises
Les capteurs Ubigreen permettent de couvrir tous les aspects du bureau flexible : détection de présence, comptage de personnes, utilisation du restaurant d’entreprise ou du parking, etc. Ils permettent de trouver en un clin d’œil les espaces dont un employé a besoin en affichant en temps réel l’occupation des différents espaces. Ils constituent également des outils d’aide à la décision pour identifier les améliorations possibles, gérer les espaces de travail au quotidien et anticiper les futurs projets immobiliers.
Des capteurs adaptés à chaque usage
Mesurer l’occupation de l’espace de travail : Ubigreen Smart Desk
Le Smart Desk est un capteur qui calcule l’occupation, la présence et la température, et mesure le taux d’occupation des espaces de travail. Il est placé directement et discrètement sous chaque poste de travail, mais ne collecte aucune donnée personnelle sur les employés. Il est entièrement conforme au RGPD.
Les capteurs se déclenchent lorsqu’ils détectent des mouvements ou de la chaleur autour du poste de travail, mais ne collectent aucune donnée personnelle sur les employés.
De plus, le capteur de mesure d’occupation est un capteur sans fil qui se connecte au réseau bas débit LPWAN (LoRa, Sigfox), largement déployé dans le monde, offrant ainsi une solution de télérelève transnationale ne nécessitant absolument aucune infrastructure spécifique pour récupérer les données.
Le capteur Smart Desk est embarqué dans un dispositif algorithmique qui permet de l’adapter à des besoins spécifiques, tout en conservant une simplicité d’utilisation maximale. Un grand nombre de paramètres sont disponibles pour permettre de le configurer selon des principes de fonctionnement. À titre d’exemple, la gestion de la levée de doute (élément paramétrable) prend en compte les cas où l’occupant d’un poste de travail se déplace (réunion, café, etc.) mais souhaite maintenir le poste de travail occupé.
Pour connaître le taux d’occupation et de remplissage de vos salles de réunion : Ubigreen Smart Room
Le capteur de mesure de flux et de comptage de personnes est adapté à la gestion des taux d’occupation des salles de réunion. Il est capable de compter de manière précise et anonyme le nombre d’utilisateurs dans une salle de réunion.
Ce capteur sans fil s’installe simplement sur le cadre de la porte et compte les personnes qui entrent et sortent du passage concerné. Plusieurs capteurs peuvent être combinés si la salle en question possède plusieurs entrées.
Pour analyser en profondeur la fréquentation de ses sites : Ubigreen Smart Flow
Basé sur la technologie stéréoscopique (reconstitution d’une image en 3D), le capteur Smart Flow 3D dernière génération permet :
Le COMPTAGE de personnes avec une grande précision (jusqu’à 99%) pour des applications d’étude de fréquentation.
Le DENOMBREMENT multidirectionnel afin de définir un flux de passage dans un espace (dénombrement précis de la direction prise par chaque personne à une intersection).
Le capteur Smart Flow 3D permet d’analyser la fréquentation des bâtiments pour comprendre comment sont utilisés les différents espaces :
- Accès bâtiments,
- Étages, services etc.
- Restaurants d’entreprise,
- Espaces de convivialité etc.
Pour conclure…
Grâce aux données des capteurs, les données du logiciel d’analyse des espaces de travail permettent de comprendre comment les salariés utilisent les espaces. Adaptés à tout type d’espace, ils permettent de visualiser l’occupation en temps réel.
Après quelques semaines, les premières données permettent déjà de mieux comprendre les usages et les modes de travail. Les capteurs Ubigreen peuvent s’intégrer à tout écosystème comme un BOS ou une API tierce.
Les données sont traitées dans une plateforme SaaS construite par des experts en data science pour permettre de comprendre, gérer et anticiper les usages des collaborateurs.
Ainsi, des informations précises permettent de décider comment optimiser les surfaces tout en améliorant l’expérience des salariés au bureau.
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A propos de l’auteur : Je suis un expert dans les droits des salariés. Consultant juridique au sein d’un grand groupe, j’accompagne les salariés dans leur démarches juridiques avec leur employeur.
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